3.1. Goed Verbonden
De besluitvorming om De Hoeve te verhuren en de COVID-19-crisis hebben een versnellend effect gehad op de manier waarop het werken in de gemeentelijke organisatie is georganiseerd.
Met het plan Goed Verbonden is het nieuwe werkconcept verder uitgewerkt. Onze visie op het werkconcept luidt: ‘Onze medewerkers van de gemeente leveren betrouwbare, efficiënte en effectieve dienstverlening, in een veilige en gezonde omgeving die aansluit op de behoeften en het type werk dat zij uitvoeren’.
Het werkconcept geldt voor alle medewerkers ongeacht de plaats waar ze hun werkzaamheden uitvoeren. Ze kunnen werken op kantoor, elders in de regio of thuis. De gemeente doen dit door een werkomgeving te creëren waarin effectief tijd, plaats en apparaat onafhankelijk kan worden gewerkt en waarin (virtuele en fysieke) samenwerking bevorderd wordt. Met dit werkconcept blijven we de (interne) dienstverlening bieden waarin medewerkers vanuit huis (geconcentreerd en zelfstandig werken), kantoor (samenwerken, ontmoeting en werken) of elders werkzaam (in de nabijheid van onze inwoners) zijn.
Fysieke werkomgeving
In de 2e helft van 2021 is de fysieke werkomgeving van de meeste kantoorgebouwen grondig aangepast. De afronding staat geplant voor maart / april 2022.
Digitale werkomgeving
Diverse nieuwe applicaties en systemen zijn in gebruikt genomen om hybride en tijd, plaats en apparaat onafhankelijk te werken mogelijk te maken. De nieuwe applicaties en systemen zorgen er tegelijkertijd voor dat de dienstverlening zich verder ontwikkeld.
Anders werken
Via de pijler ‘Anders werken’ wordt geïnvesteerd om medewerkers in een TPAW-netwerkorganisatie te laten werken en technologische ontwikkelingen eigen te maken. Dat gebeurt in de vorm van het leertraject ‘Anders (samen)werken. Dit leertraject is weliswaar de 3e pijler, maar bevat ook leer en toepassingselementen om succesvol te zijn op de eerste twee pijlers; de ‘fysieke werkomgeving’ en de ‘digitale werkomgeving’. Anders werken is als het ware de transformatie naar de nieuwe werkomgeving.
De nadruk ligt de ontwikkeling van medewerkers hoe persoonlijk betekenis wordt geven aan het zich ontwikkeling binnen de netwerkorganisatie en technologische verandering. De ontwikkelingen gaan over:
- Meer digitaal werken en overleggen
- Anders verbinden (met elkaar, met de organisatie, met buiten)
- Anders plannen en organiseren
- Andere werkvormen
- Andere privé-werkbalans
- Overbruggen afstand en zorgen voor bereikbaarheid en zichtbaarheid
Het plan verwoord als ‘leertraject Anders (samen)werken’ zou in oktober 2021 starten, maar is vanwege COVID-19 beperkende maatregelen enkele weken later van start gegaan.
3.2. Klaar voor de toekomst (KvdT)
Een lange periode van crisis zoals de COVID-19 en een ingrijpend incident als de valwind testen ons uithoudingsvermogen, veerkracht en vragen van ons om toegerust als digitale netwerkorganisatie te opereren. Het is van groot belang om ons op soortgelijke ontwikkeling goed voorbereid te zijn; Klaar voor te toekomst.
Dit alles heeft ons niet weerhouden in de ontwikkeling naar een netwerkorganisatie en de realisatie van een nieuw werkconcept. De COVID-19 crisis en een toenemende krappe arbeidsmarkt heeft een vertragende effect gehad. De uitvoering van verschillende acties uit KvdT is vertraagd. Begin 2021 hebben we de prioriteiten daarom opnieuw bepaald.
Realisatie onderdelen
Voor 2021 heeft de gemeente de ingezette acties rondom casemanager, businesscase Buitenruimte, generatiepact ongewijzigd voortgezet.
Duurzame inzetbaarheid (casemanager en vitaliteitspact)
De in 2020 ingezette samenwerking tussen P&O, teamleiders, arbodienst en de casemanager heeft tot goede resultaten in 2021 geleid rondom ziekteverzuim. Het verzuim is ten opzichte van 2020, het eerste COVID-19-jaar, gestegen naar 5,8% (2020: 5,3%).
Ook hebben diverse medewerkers gebruik gemaakt van het vitaliteitspact waarmee duurzame inzetbaarheid en vitaliteit wordt gestimuleerd.
Buitenruimte
In 2021 is de verdere verjonging en het afronden van het verbeterplan voor Buitenruimte opnieuw opgepakt. Met de verbeterplan en de beheerplannen is de werving van de juiste mensen voor een deel gerealiseerd.
In Klaar voor de Toekomst is een verdienmodel opgenomen na 2023. De verwachting is dat deze jongere medewerkers in verhouding meer werk kunnen verrichten vanwege een betere (fysieke) gezondheid.
Her prioritering impulsen Klaar voor de Toekomst 2021
De Covid-19 crisis in combinatie met de krapte op de arbeidsmarkt is voor de gemeente aanleiding geweest een aantal impulsen op een later moment te starten en voorrang te geven aan een aantal andere impulsen in 2021, namelijk:
Financiële advisering
De impuls financiële advisering heeft betrekking op het tijdelijk versterking van de financiële adviesfunctie zowel kwantitatief en kwalitatief en de ondersteuning bij het maken van strategische keuzes. De noodzaak om de financiële advisering te versterken is vanwege het uitvallen van de vaste financieel adviseur urgent geworden.
Arbeidsmarktproblematiek
De arbeidsmarkt is gemeente breed krap en helaas leidt dat tot vertraging van het invullen van vacatures. We hebben daarom extra ingezet op de aanpak van de arbeidsmarktproblematiek en het vervullen van vacatures met behulp van een recruiter. Het doel is versneld aankomende werknemers te vinden en aan te trekken.
Verbinding
De COVID-19 crisis heeft effect op de samenwerking binnen onze organisatie. De (fysieke) ontmoetingsmomenten, die een positief effect hebben op de samenwerking en het opbouwen van een netwerken ontbraken. Dat doet iets met de onderlinge verbinding en samenwerking.
Met deze impuls hebben we geïnvesteerd op de verbinding tussen medewerkers onderling en medewerkers en de organisatie. Het versterken van de sociale interactie en -relatie binnen de organisatie gericht op plezier werken, inspiratie en ontspanning.
Rechtmatigheidsverantwoording college
In de begroting 2021 was aangekondigd dat de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 zou worden ingevoerd. De invoering is door de minister naar verwachting uitgesteld naar 2022. De behandeling door de Tweede Kamer van de wetswijziging die hiervoor nodig is, is gepland in het voorjaar van 2022.
De rechtmatigheidsverantwoording is een verantwoordingsrapportage van het college over de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening, met een toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering. De verantwoording is onderdeel van de accountantscontrole.
De rechtmatigheidsverantwoording van het college is door de wetgever ook bedoeld als een extra handvat aan rekenkamers voor het beoordelen van de rechtmatigheid, die met genoemde wetswijziging ook meer onderzoeksbevoegdheden krijgen.
In 2020 is in onze gemeente gestart met communicatie over de voorgenomen invoering op hoofdlijnen naar de auditcommissie, het college en het managementteam. In 2021 zijn de normenkaders voorbereid in overleg met de auditcommissie en organisatie. In 2022 vindt afronding van beleid en instrumenten plaats, en wordt nader gecommuniceerd naar de organisatie. Vanaf 2022 worden de invoering en uitvoering gefaseerd.
